כיצד מאתרים את הסיבה של חוסר רווחיות בעסק
- הכנת רשימת מוצרים שלא רווחיים – זאת פעולה אשר צריכה להתבצע בכל רבעון בכל עסק, גם עסק שיש בו מגוון רחב של מוצרים, חייב לבחור כל פעם בצורה אקראית מספר מוצרים ולדגום את הרווחיות שלהם בנקודת זמן חדשה, במטרה לבדוק האם ניתן לעשות פעולות מיידיות של הגדלת רווחיות למוצר זה, דרך העלאת מחיר או שיפור תהליך הייצור של המוצר או להוסיף ערך נוסף למוצר או בכלל להעיף את המוצר הזה מהמלאי, או לבקש מהספק מחיר הנחה על חומרי הגלם אחרת תפסיקו לרכוש אותו, קודם תגלו ואז תוכלו לעשות, זהו חור מוסווה בהמון עסקים.
- בדיקת תהליכי עבודה לייעול ושיפור הרווחיות – הרוטינה של העבודה השוטפת הורגת לנו את הבקרה והפיקוח, כמעט ואין לנו זמן כבעלי עסקים לעצור רגע ולחשוב, חישוב מסלול מחדש, אנו אוהבים להשתמש בדימוי, אדם קוטש ביער כמו מטורף כדי לצאת ממנו, הוא לא עוצר לרגע ועולה על עץ גבוה לראות האם הוא בכלל בכיוון הנכון או שיכול להיות שהוא הולך במעגלים. אתם חייבים בכל חודש להקדיש יום אחד של התבוננות בפסי הייצור, בדיקת תהליכי רצפת הייצור, בחינה שוב של שיטות העבודה של העובדים, פשוט גשו לשם ותגלו הפתעות רבות, שאלו את העובד, מה הסיבה שהוא עובד בשיטה הזו על משהו מסויים והוא בטח יענה לכם, זה מה שאני מכיר או כך לימדו אותי, אנשים חייבים להיות מנוצלים, ציוד חייב להיות מנוצל, מרחב חייב להיות מנוצל.
- בדיקת המחירון של החברה – פעולה רבעונית חיונית נוספת, תדרשו לקבל מחירון מעודכן, עברו עליו שוב בצורה קפדנית ותעשו חישוב מסלול מחדש, אנחנו ממליצים גם בנוסף לזה לקחת מספר הזמנות בצורה אקראית שנמצאות בתהליך או שכבר הסתיימו ולבדוק בכמה תומחרו, אנחנו מבטיחים לכם הרפתקה עוצרת נשימה, אתה תגלו עולם ומלואו.
- הגדלת הפריון דרך הכשרת כוח האדם – עובדים שלא עוברים הכשרה, לימוד וחניכות באופן קבוע, הופכים את הארגון ללא יעיל, חוסר בנצילות, שימוש שגוי בתהליכי ושיטות העבודה, בזבוז זמן ייצור ושימוש לקוי בציוד והפעלתו, זה מהווה פגיעה באיכות, ללקוחות לא מרוצים, עד שבסופו של דבר מחלחל ישר לכיס ופגיעה כלכלית, ישנה שרשרת ארוכה ולכן בעל העסק לא רואה באופן ישיר את התוצאה, אנחנו זוכרים שהראנו לבעל עסק מדוע העברת מתקן המים למיקום אחר תגרום לו להרוויח יותר כסף, פשוט ראינו מצב לא הגיוני שמתקן המים היחיד במקום נמצא במטבח בסוף המפעל, עובד שרוצה לשתות או להכין קפה ללקוח הולך עד לסוף המפעל, בדרך הוא עוצר לכמה שניות לפטפט עם עובדי הייצור, הטיול הזה מסתכם בממוצע ב-10 דקות לכל עובד בכל פעם, חשבנו יחד את כמות הפעמים לעובד כפול כמות הלקוחות שנכנסים ביום, כמות הזמן כפול הכסף, התוצאה הייתה מפחידה עבור בעל העסק, הוא היה בשוק, וזה רק על רגל אחת, אני חושב שזה ממחיש קצת ומסביר את התמונה הרחבה.
כיצד להפוך מנהל עמוס לפנוי
זה הכל עניין של הגדרה מדויקת ונכונה, מבטיחים שנעשה את זה פשוט, הגדרה של מנהל – אדם בעל יכולת לגרום לאחרים לבצע את העבודה.
תפקידו של מנהל הוא לתכנן ולהוציא אל הפועל פעולות ולתאם פעילויות, מנהל חייב להבין שכמות מספקת מזמנו אמורה להיות מוקדשת למילוי תפקידו כמנהל ולא בביצוע עבודה של העובדים שלו וכאשר זה לא קורה, העסק מאבד את מימוש הפוטנציאל בעסק והמנהל טרוד ועמוס.
שמירה על קווי תקשורת טובים עם כוח האדם בעסק שלך, שיתוף השאיפות, המטרות והתוכניות של העסק, זה כה מובן מאליו אך לצערי דברים שאנו רואים בעסקים מפתיעים אותנו כל פעם מחדש. העובדים מנותקים מהחזון של החברה, המטרות והתוכניות של המנהל שאותם הוא רוצה להוציא לידי ביצוע ע"י אותם עובדים, אתם מבינים מה קורה פה ? העובדים מרגישים שהם חיילים שלא ברור להם במדויק, למה הם עושים את מה שהם עושים, למה זה היעד הדרוש, מה בכלל המטרה. גם האדם הכי מוכשר היה נכנס לבלבול וכמובן גם להפך, הדרישה לתקשורת מהעובדים אליך חייבת להיות יעילה, עניינית ומהירה.
מדוע ארגונים נשארים קטנים
ארגון גדול מורכב מקבוצות מגובשות שפועלים יחדיו למען מטרה משותפת, ארגון קטן מורכב מיחידים, זו הסיבה העיקרית לכך שעסקים נשארים קטנים ולא מצליחים לגדול ולהתרחב.
קיימים גורמים נוספים כמו: איכות המוצר והביקוש אליו, השיווק והקידום שנעשה במיומנות, מדיניות ברורה וכתובה והטמעתה בארגון, הנהלה חזקה שמיישמת טכנולוגיה תיקנית של ניהול בחברה ועוד.
אבל כל אלה הם גורמים קטנים לעומת החוק של עבודה בקבוצות לארגון חזק שמתרחב, כאשר ארגון לא מיישם את השיטה הזו הוא מחולל בית משוגעים, יעבוד קשה ויעביד קשה את עובדיו ושכרם יהיה נמוך.
כל שעל בעל העסק לעשות הוא ליישם את החוק הנ"ל ולהטמיע את השיטה בארגונו.
מהם הדרכים להתמודדות לפני חגים
תקופת החגים מכניסה בעלי עסקים רבים לחששות ודאגות, זוהי תקופה שיש בה האטה כלכלית במשק, עובדים יוצאים לחופשה, פסי הייצור משתבשים, לקוחות מעכבים בתשלום, לקוחות דוחים עסקאות "נדבר אחרי החגים", אך עסק שיודע להכין את עצמו ולבנות תוכנית "נשק יום הדין" יוצא מתקופה זו כמו גדול.
תכנון מדוייק והיערכות נכונה מולידה תוכנית מבריקה לביצוע, בעל עסק אל תישאר אדיש, אתה יודע בדיוק מה צריך לעשות פשוט לא רשמת ולא תכננת, קחו דף ועט ותתחילו לרשום, קחו את כל האיזורים בעסק ותבנו לזה תוכנית קידום, להלן כמה נושאים שאותם תתכננו : זה הזמן לשפר כישורים כיתבו מה אתם הולכים ללמוד ובמה להתמקצע, תכנון לסדר וארגון בעסק שכל כך רציתם במהלך השנה ולא היה לכם זמן, היערכות שיווקית ותוכנית קידום שכוללת מבצעים לפני ואחרי החגים, זמן מעולה לפיתוח מוצרים חדשים, להאיץ את תהליכי העבודה שפתוחים, לפשפש בקרב הספקים ולרכוש בזול מהמבצעים שהם מציעים, למכור לחו"ל הם הרי לא בחגים ואם אין זה הזמן לחשוב על חו"ל, ביצוע תחזוקת מכונות וציוד, תכנון גבייה מוקדמת לקדם הנחות גבייה, תכנון תזרימי עמוק יותר כולל היערכות לתקופה וקבלת אשראי בטחון וכמובן הכי חשוב לנוח, קחו את הדברים בקלות החגים נועדו גם לכם לא רק לעובדים שלכם, גם אתם צריכים להטעין מצברים ולבלות עם המשפחה.
כיצד בונים תוכנית אסטרטגית
תוכנית אסטרטגית מתווה לנו את הדרך הנכונה והמהירה ביותר להשגת המטרות והיעדים של העסק, תכנון אסטרטגי מבריק שמבוסס על ניסיון, ידע-איך יוביל כל עסק לנסיקה, אנחנו משתמשים בטכנולוגיה זו עבור לקוחותינו, התוכנית מורכבת מהמצב הקיים שכולל את הבעיות והמחסומים הקיימים, המצב האידיאלי שאליו אנחנו שואפים להגיע, הלמה האמיתי שזו הסיבה האמיתית מדוע אנחנו נמצאים איפה שאנחנו ולא מצליחים להגיע לאן שאנחנו רוצים, למה בעצם העסק לא מצליח לממש את הפוטנציאל העסקי שלו, זוהי טכניקה מרתקת שהומצאה לפני עשרות שנים, בביצוע החקירה העסקית מתגלות המון נקודות חריגה, אך ישנה נקודה אחת שהיא המכנה המשותף לכולם שתוקעת את הרכבת, התוכנית מורכבת גם מצעדים שמובילים לתוכנית טקטית שאנחנו מכנים "תוכנית קרב שבועית", כך צעד אחר צעד אנחנו מגיעים למימוש הפוטנציאל העסקי של הארגון, להגדלת מחזור הכנסות והרווחים ושגשוגו של העסק.
בלי תוכנית אסטרטגית היינו הולכים באפילה, בניסוי וטעייה, ניהול עסק זה משחק רציני ואחראי אבל מדוייק מאוד.
מהם השלבים המדוייקים להכנת תוכנית עבודה לביצוע
מערכת צעדים הוא מושג נורא פשוט אך כה עיקרי למנהל או בשם השני והמוכר יותר תוכנית עבודה לביצוע. ישנם אין ספור מערכות צעדים שנכתבו חלקן מבריקות יותר וחלקן קצת פחות, אך אנו תוהים מה קרה עם המערכת הצעדים המדהימה שנכתבה ? זה נורא פשוט – איש לא ביצע אותה!
תכנון חשוב יותר וקדוש יותר מהביצוע, תכנון מבריק אשר מבוסס על ידע ונסיון כמו של המנהל איש לא יוכל לעשות טוב יותר, לכן בוא ונסתכל על הנושא הזה יותר מקרוב וננסה להבין עד כמה זה מהותי עבור כל מנהל.
כדי שהדבר יקרה אנו זקוקים לפעול על פי דרך נכונה, פשוט לא? התבוננות בסיטואציה, תכנון טוב אשר מבוסס על ידע ושימוש בכלים, הסכמה של מי מבצע את התוכנית וביצוע.
מנהל צריך שתהיה לו היכולת לכתוב מערכת צעדים תוכנית עבודה לביצוע, ישנה שיטה להכשרת מנהלים כיצד מכינים תוכנית צעדים מבריקה מבוססת ידע וניסיון.
אחת הדרכים בשיטה היא השימוש ב – 3 ה-מ.מ.מ :
מה לבצע ?
מי מבצע ?
מתי לבצע ?
איך לעבור במהירות מתכנון לביצוע ולחסוך בעבודה מיותרת
להלן הנוהל הנכון בעת מתן הוראות לצוות לגבי כל פרוייקט שעומד לגזול זמן:
- בדוק אם קיימת חריגה מהמצב האידיאלי.
- גלה את הלמה שלו – הסיבה האמיתית.
- דאג לתכנונה של מערכת צעדים כללית, הכוללת פירוט של מי יבצע כל חלק בה.
- דאג לתכנון חלקיה השונים של מערכת הצעדים כמשימות שנקבעו להם יעדים, כלוֹל מי יבצע כל משימה, דאג לקבל עליהם אישור.
- דאג להוצאת המשימות אל הפועל.
- השלם את כל המשימות של התוכנית.
- דווח על מערכת הצעדים כמבוצעת.
זהו רצף נכון של הדברים, לעשות כל דבר אחר, משמעו להשמיט צעדים מהרצף, הדבר יוצר שתי נקודות-חריגה – צעדים מושמטים ורצף מסולף.
כאשר נוהל זה עובר קיצורי דרך, כל הארגון עלול להיראות בטירוף, חברי הצוות עלולים גם הם להיות אחוזי תזזית וסחוטים מעבודה מבלי לייצר דבר.
דבר זה אולי נראה ככתיבה מרובה אבל הוא חוסך המון עבודה, אלה הם צעדים חיוניים בניהול ארגון או בעבודה בו.
מה הנוסחה להתרחבות של עסק
הגדרתו של תוהו ובוהו היא קביעת מדיניות אישית בכל תפקיד ותפקיד, אפילו מדיניות גרועה היא בדרך כלל מעשית יותר מאשר מדיניות אישית, ויכולה ליצור ארגונים חזקים יותר, מדיניות מבריקה שמבוססת על ניסיון, יכולה כמובן לגרום לארגונים לנסוק לשחקים. המסקנה היא שכאשר אנו רואים עובד שחורג ממדיניות באופן קבוע באיזור שפעל היטב כאשר פעל על פי המדיניות, אנו חייבים לפעול.
כשיש לנו היקף ארגוני גדול, חייבת להיות לנו מדיניות בת -ביצוע שפועלים על פיה, מאחר שדי בהיעדר מדיניות, טובה או רעה ולא פועלים על פיה, כדי שנישאר קטנים.
אי-קיומה של מדיניות כלשהי יוצרת ארגונים או מחלקות שהינם קטנים ושאינם מתרחבים ואף מייצרת מחלקות או ארגונים ללא כל סדר והיגיון וגורמת להתכווצות תמידית.
כאשר בעל עסק מאמין באסטרטגייה שבה הארגון פועל ע"פ מדיניות, בונה ויוצר מדיניות על בסיס קבוע, הוא לא רק יוצר ארגון חזק ואיתן אלא יוצר גם ארגון שמתרחב לבד ללא מאמץ.
כיצד למנוע שגיאות מיותרות בעסק
ישנם דרכים ושיטות רבות ומגוונות למנוע שגיאות, נציין כאן רק גורם אחד מרכזי והוא מיומנות של אדם, אדם מיומן הוא יעיל ורווחי מאוד עבור ארגון, הערובה הטובה ביותר ליציבות והתרחבות היא מיומנות מנהלית.
באזורים שבהם חסרות היכולות המצטברות לכדי מיומנות מנהלית, ניתן לצפות לכישלונם או מפלתם של הארגון.
אפילו דברים קטנים כמו רישום לקוחות, ניהול חשבונות, טיפול בכוח אדם, מצטברים לנזקים גדולים.
אין זה משנה עד כמה פיקחים המנהלים, או עד כמה הם יצירתיים וייחודיים כאשר הקווים המנהלים שלהם מגושמים ואיטיים הם יעשו צרות צרורות.
מחסור בידע – איך, חוסר בהכשרה ומיומנות מינהלית תביס לחלוטין כל תוכנית טובה או רעיון מבריק של ארגון.
בעל העסק חייב לדעת שאנשים בארגון זקוקים למדיניות באופן אובססיבי, מדיניות היא הבסיס להסכמה קבוצתית.
אם כך מהי מדיניות, זוהי תוכנית פעולה, דרך ניהול, חוכמה מעשית, תבונה, מיומנות.
המובן שאנחנו משתמשים במדיניות הוא הכללים והנוסחאות האדמיניסטרטיביות שלפיהם אנחנו מסכימים על פעולה ושלפיהם אנחנו מנהלים את עניינינו.
בניית מדיניות טובה לארגון מייצרת ארגון של חופש, חוסר מדיניות יוצרת מצב של התמודדות אין סופית.
איך מקבלים החלטות נכונות בכל מצב
ישנם מצבים אשר מתקיימים כמעט בכל דבר בחיים ובעסקים בפרט, אילו הם מצבי הפעולה השונים וישנן נוסחאות מדויקות לכל מצב לשיפור מגמות של אשר מתקיימות, כאשר לא מבצעים את הנוסחה בצורה
הנכונה לטיפול המצב, לא יוכל העסק, הפעילות או האדם לעלות ולשפר את מצבו וידרדר, כאשר הוא מיישם את הנוסחה בצורה טובה מצבו משתפר והוא משגשג, אנשים מצליחים רבים מיישמים את הנוסחה באופן אינטואיטיבי ולכן הם מצליחים.
הדרך הנכונה ביותר לטפל במשהו הוא זיהוי של מצב הפעולה ויישום הנוסחה במדויק, תוכניות מבריקות אשר נכתבות, נולדות ע"י זיהוי מצב הפעולה המדויק והיישום של הנוסחה אשר נכתבה עבורם מערכת צעדים מבריקה ע"י בעל העסק.
נוסחאות מצבי הפעולה הוא כלי ניהולי חובה בארגז הכלים עבור כל בעל עסק, כפי שציינו לכל מצב פעולה, ישנה נוסחת מדוייקת, הכשרת מנהל על המצבים והנוסחאות יוצרת מנהל עוצמתי ובעל יכולת ניהול וקבלת החלטות מדויקות בכל מצב .
מהם 5 התוכנות שכל מנהל חייב לדעת לאמץ ולסגל
א. סמליות – העובדים חייבים לדעת שאתה המנהל גם אם זה נראה לך מאוד ברור שהם יודעים, חייבים להיות סימנים שמראים להם שאתה המנכ"ל/מנהל.
לדוגמא – כסא מנכ"ל שאף אחד לא מעיז לשבת שם, חניית מנכ"ל שאף אחד לא חונה שם וכו
ב. סיבולת – היכולת להגיד דברים לא נעימים או להגיד דברים שקצת מביכים לפעמים גם לעובדים שאתה מאוד אוהב.
לדוגמא – עובדת מסורה ונאמנה אשר עובדת בעסק כבר 10 שנים שלא מבצעת פעולה שביקשת, אתה מחויב לזמן אותה לשיחה ולהעיר לה על הנושא ומבקש שיפור מיידי, אין פה לא נעים – אתה בחרת לנהל זאת חובתך!!!
ג. התמדה – היכולת להתמיד ולא לעזוב או להזניח משהו גם אם הוא קשה או מרגיז, אתה לא מפסיק אף פעם אתה חייב להפגין מנהיגות אישית.
לדוגמא – ביקשת מעובד לבצע משימה והוא עדיין לא ביצע, אתה ממשיך להתמיד ולדרוש ממנו את אותה משימה, אתה לא עוזב אותו עד שהוא מבצע את זה.
ד. היכולת להתרגז ולהתרתח – אתה חייב לדעת שלפעמים אתה חייב "להפוך שולחן" כדי שהעובדים ידעו לא להתעסק איתך, אתה יודע להיות גם ממש עצבני, העובד חייב לדעת שיש לך קווים אדומים.
לדוגמא – הערת לעובד לא להשאיר את תנור החימום דלוק ברצפת הייצור בתום המשמרת כי זה ממש מסוכן, בפעם השניה אתה מעלה את הטון ואם זה חוזר חלילה לפעם שלישית אתה פשוט מנתק את התנור חימום ומשליך אותו לכל הרוחות. אני בטוח שהעובד ידע לא להתעסק איתך יותר.
ה. היכולת להיעלם ולהופיע בכל רגע נתון – לעובדים יש קטע כזה לדעת תמיד איפה המנהל והאם הוא צופה בהם עכשיו, אנחנו באמת לא יודעים איך להסביר את ההתנהגות האנושית הזאת אבל זה פשוט קטע, נסה בעצמך ותראה, זו פעולה שמחזקת את משמעת בקרב העובדים.
לדוגמא – העובדת מצלצלת אליי בשעה 8 בבוקר ושואלת אותי מתי אני מגיע למשרד ואני אומר לה שממש כמה דקות ואני רחוק שנות אור מהמשרד, או להפך מנהל הייצור מצלצל אליי ושואל מתי אני מגיע כי הוא רוצה לאשר מולי משהו, אז אני מספר לו שאני בצפון הארץ בפגישות ולא בטוח שאגיע היום , פתאום אחרי 10
דקות אני נוחת במשרד, אנחנו לא נציג בפניך את רשימת ההפתעות שגילינו שגרמו לנו לשנות הרגלים, מדיניות ואפילו לקבל החלטות לגבי עובדים מסוימים.
עכשיו שאתה מכיר את זה, נסה זאת בעצמך ותראה שזה עובד, אנחנו מציעים לך לעשות תרגיל עם עצמך, גלה איפה אתה חלש מתוך 5 המאפיינים הללו או מה לא קיים אצלך כלל, חזק זאת במיידי, זה תרגיל ממש מצויין כדי לשפר את הנוכחות האתית שלך כמנהל בעסק.
כיצד גורמים לדברים לקרות במהירות
סוד הצלחתו של כל מנהל הוא היכולת להשלים מחזורי פעולה במהירות, המילה המהותית היא להשלים.
היכולת היא השלמת מחזור פעולה רבים, טיפול בעניין כדי שלא יהיה צורך לטפל בו שוב.
הפנייה היא חוסר אחריות, מנהלים המפנים לאחרים כדי שאלה יקבלו החלטה, אינם מנהלים, הם חסרי אחריות או שהם פוחדים מאחריות, אנשים שפוחדים מלקיחת אחריות אינם מנהלים, הם פועלים!
מנהל שאינו מטפל, אלא שם דבר -מה בהמתנה, גם הוא חסר אחריות, האטת קו אדמיניסטרציה ותקשורת בכך שלא פועלים עכשיו, גם היא פעולה מעכבת ומונעת לשגשוג והתרחבות.
מהי הנוסחה להשגת שפע בכל תחום
ישנה נוסחה מרתקת של השגת שפע בחיים לכל אדם וכמובן לכל בעל עסק, נוסחה זו מכילה בתוכה טכנולוגיה שלמה כאשר מיישמים אותה כהלכה ניתן להגיע להישגים לרווחה ולשגשוג.
- עבודה קשה – זאת פעילות עם מטרה ברורה בהתמדה ועיקביות
- אתיקה על פי תקן – פעולות שאדם נוקט כלפי עצמו והן כלפי הסביבה, אינדיבידואלי לכל אדם להישרדות טובה יותר.
- טכנולוגיה תיקנית – לכל פעולה שמביאה לידי מוצר קיימת טכנולוגיה מסויימת, לאדם נודע עליה או שהוא מפתח אותה, כאשר הוא לא מיישם טכנולוגיה נכונה הוא לא יקבל מוצר.
- פעולות מוצלחות – עשיית הדברים שהצליחו, לא דברים חדשים שטרם נוסו עד כה, פשוט לשכפל.
- יישום מצב הפעולה – יישום הנוסחה של מצב הפעולה שבו אתה נמצא, ישנה טכנולוגיה של יישום נוסחאות על מספר מצבי פעולה אשר מתקיימים שעל פיהם בעל העסק יודע לנווט.
מה השאיפות של כל בעל עסק
- לגרום ממרחק רב שהדברים יטופלו כראוי, כאשר זה קורה אתה בעל עוצמה ניהולית.
- לדעת לזהות את המקור בכל סיטואציה ואת הטיפול בה בצורה מבריקה אין לך משימות פתוחות על השולחן אשר ממתינות לך זמן ממושך אף פעם – אתה פשוט מכונה יעילה שאנשים מקנאים בך, כיצד אתה מספיק כל כך מהר, התגובות והמענה שלך כל כך מהיר שהן מפתיעות את הסובבים אותך.
- היכולת להתמודד ולטפל בכל סיטואציה אשר נקלעת בדרכך בקור רוח ובנחישות.
- אתה החלטי ומקבל החלטות מהירות וברורות.
- התדמית שלך כלפי הסובבים אותך היא יושרה והגינות ברמה גבוהה.
איך גורמים לבעל הבית להרוויח פי-3 מכל העובדים
זה פשוט לגלות ולכתוב את המספר שאותו הוא רוצה להרוויח מידי חודש, ליישם את הטכנולוגיה הניהולית הטהורה כראוי.
החיים קצרים מדי כדי שתלמד את הכל בעצמך, תעזר באחרים לקצר לך את הדרך
