האם יצא לך פעם להזיז את השעון שעתיים אחורה כדי להספיק משהו שלא הספקת? האם אתה יכול לעצור את הזמן? האם אתה יכול להעביר את הזמן שיהיה עכשיו לילה כי אתה ממש עייף ואתה רוצה ללכת לישון?
אין דבר כזה ניהול זמן, אתה לא יכול לשלוט בזמן ובטח לא לנהל אותו, הזמן מתקדם איתך או בלעדיך.
רק בוא נדייק ונסכים שאין דבר כזה ניהול זמן, יש ניהול סדרי עדיפויות.
בוא נדבר קצת על ניהול סדרי עדיפויות וכיצד עושים את זה אחת ולתמיד … יש לך יכולות של פרארי ואתה פשוט תקוע ונוסע כמו פיאט, הפיאט עוקפת את הפרארי ואתה פשוט מתוסכל מהמצב, אנחנו הולכים לספר לך ממש עכשיו על כלי עבודה שכל מנהל חייב להכיר, ליישם ולהכשיר גם את הצוות שלו, מגיע לכולנו להיות פרארי.
יש לנו ציר זמן ואנחנו מנהלים עליו את סדרי העדיפויות שלנו בכל זמן נתון, ציר הזמן בנוי מיחידות זמן אשר מונחות עליו משימות לביצוע עם פרקי זמן לכל משימה, ורק אתה מנהל את סדרי העדיפויות על ציר הזמן שלך, המטרה שלך היא סגירת מחזורי פעולה רבים ככל האפשר במינימום זמן על פי ציר הזמן שלך.
מהו מחזור פעולה – כל דבר שיש לו התחלה – אמצע – וסוף.
מחזור פעולה פתוח זה כל דבר שלא הספקת עדין, כל דבר שהתחלת ולא סיימת, ככל שתסגור יותר מחזורי פעולה פתוחים ותסיים דברים, זה ממלא אותך באנרגיה מחודשת אשר תפנה לך זמן לדברים החשובים עבורך באמת.
התופעות שמנהל עלול להרגיש כאשר יש לו הרבה מחזורי פעולה פתוחים מהעבר הם:
• תשומת לב תקועה
• עייפות וכבדות
• בלבול וסחרור
• חוסר אנרגיה, חוסר חשק להתחיל דברים חדשים.
• חוסר אנרגיה, חוסר חשק לטפל בדברים בזמן הווה.
• הוא עלול להרגיש גם אפתיה, חרדה, כעס, עצבות וייאוש.
• הוא עלול להרגיש גם חוסר אונים, קושי לפתור בעיות.
כאשר ממשיכים לסגור מחזורי פעולה, כל התחושות הרעות נעלמות לגמרי, התעלם מהבלבול והבלגן שעולה. תמשיך לעשות סדר והכל יבוא על מקומו בשלום!
הצעדים הפשוטים כדי לפתור כבר עכשיו את החגיגה שיש לך ולהרגיש טוב יותר עכשיו:
1. קח את המחשב (בלי טלפון נייד) תבחר לך מקום שקט שבו תוכל לבצע את התהליך ללא הפרעות לכמה שעות טובות, כל אחד והכמות שלו .
2. רשום את כל הדברים הפתוחים שאתה מוקף בהם ולא משנה אם הם "דברים קטנים", "דברים גדולים", "קשים" או "קלים" לביצוע. פשוט "שפוך הכל". המחשב סופג הכל! אנחנו רוצים שזה יהיה על המחשב ולא אצלך בראש, אנחנו רוצים שאתה תהיה פרארי ולא פיאט.
אל תדאג כרגע איך ומתי אתה הולך לסגור את כל המשימות והאם זה בכלל אפשרי, לא אכפת לנו גם אם זה נראה "בלתי אפשרי" או "גדול מדי כרגע", התחלת את זה ולא סיימת = זה מחזור פעולה פתוח!
פשוט רשום, אם חשבת על זה ורצית את זה = זה מחזור פעולה פתוח! רשום! ממש הכל – עד שתהיה לך תחושת הקלה ורווחה – עד שלא תסיים לרשום את הכל אל תפסיק (הרשימה צריכה להיות ארוכה מאוד שכוללת בתוכה כל דבר שיש לך עליו תשומת לב) זאת פעולה מדהימה, עצם פעולת הרישום של כל הדברים לבדה תספק לך תחושה מטורפת ומשחררת.
מניסיון הרשימה הזו תכיל 20% מהדברים שכבר לא רלוונטים בכלל, אתה מבין את האבסורד, הבטחת לבוא לעזור לאמא שביקשה לתלות את הוילון החדש וזה בכלל כבר לא רלוונטי, היא תלתה אותו כבר מזמן וזה עדיין יושב לך בתשומת לב, זה פשוט מטורף, בלון תשומת הלב שלך מלא בדברים שהם כבר לא רלוונטים כלל, ואתה סוחב את זה איתך כל הזמן הזה, אתה מתחיל להבין למה אמרתי שאתה פרארי שנוסע כמו פיאט?
30% מהדברים שרשמת, ממש לא דחופים ולא בטוח שאתה מתכוון לעשות אותם כרגע, זה משאיר אותנו עם 50% מהדברים, זה מדהים שחררת 50% מהדברים שהיו בתשומת הלב שלך, אגב תגלה להפתעתך שרק 20% מהדברים יהיו באמת חשובים ודחופים, מדהים אה.
3. סדר עדיפויות – תמחק מהרשימה את הדברים שהם כבר לא רלוונטים כל כך, מספר את הרשימה לפי סדר החשיבות והדחיפות שלך, ארוכה ככל שתהיה, לאחר מכן פתח את יומן העבודה ותתחיל לשבץ את הרשימה ולסדר אותה ביומן לפי סדר העדיפויות (אל תפסיק עד שכל הרשימה תהיה על ציר הזמן שלך בתוך היומן), חשוב מאוד כאשר אתה שם משימה ביומן, תן לה זמן ביצוע, תן הערכה כמה זמן נדרשת המשימה, היומן צריך להפוך מרקע לבן לרקע צבעוני.
4. בצע – זה החלק הקל והטוב – להתחיל פשוט לבצע לפי ציר הזמן ביומן שלך, עכשיו שאין לך בלון של תשומת לב מעל הראש, אתה תתנהג כמו פרארי והיכולות האמיתיות שלך יבואו לידי ביטוי, אתה תתחיל להיות פרודוקטיבי ומהיר יותר ממה שדמיינת, אתה הולך להפתיע את עצמך עד כמה אתה מטורף.
חשוב מאוד!!! תמשיך לעבור דרך גם אם יכנסו רעשי רקע טלפונים וכו' אל תוותר על שום משימה פשוט תמשיך לבצע משימה אחר משימה.
אנחנו מבטיחים לך שאם תעשה את זה, אתה הולך לגלות על עצמך מהר מאוד שיש לך אפילו זמן פנוי, המטרה שתהפוך את זה לדרך חיים ושגרה, תטפל בכל משימה שתיתקל בדרך ותסיים אותה עד הסוף או שתכניס אותה מייד על ציר הזמן שלך.
תזכור שהזמן שלך הוא הדבר היקר ביותר שלך – תשמור עליו כמו שהיית שומר על יהלום ותהיה קנאי לו.
מאת אורחן דנילוב
