כיצד מתמודדים עם תנאי תשלום שוטף בשוק קשה ותחרותי
לא מעט עסקים מתמודדים עם קשיים בתנאי התשלום מהלקוחות, הקושי רב יותר במיוחד כאשר הרווחיות בעסק נמוכה והתחרות כה קשה בתחום שלהם, התסריט הראשון הוא להאשים את השוק, המתחרים, הלקוחות ואת המדינה, הלוואי וזה היה עוזר גם אם זה נכון.
ישנם דרכים רבות להתמודדות עם מצבים אילו, לעבור מהאוקיינוס האדום לכחול שם התחרות קטנה יותר, שלווה ורוגע תעשייתי ופיננסי, ניתן לעשות את זה בתהליך אסטרטגי מדוייק ואינטנסיבי.
טיפול פלסטר שניתן לעשות כבר עכשיו, צמצום תנאי התשלום ללקוחות, מתן הנחה לתשלום במזומן, קבלת שיק במועד אספקה גם אם הוא דחוי, קבלת מקדמה לתחילת ביצוע, הטמעת מדיניות גבייה, בניית תהליך אוטומציה למערך גבייה לתזכור לקוחות ועוד
מהי השיטה לגביית כספים ללא מאמץ
גבייה אמורה להיות חלקה וללא מאמץ בכל עסק, בעיות גבייה נובעות בעיקר ממדיניות והתנהלות של הארגון והגישה של בעל העסק לגבי זה, לכן בראש ובראשונה יש לקבוע מדיניות ונהלים ברורים לגבי תנאי התשלום והאשראי וכמובן אופן פעולות הגבייה בארגון.
מספר דברים שחשוב לבדוק כאשר קיימות בעיות גבייה:
א. פסימיות יתר לגבי הדוח הגבייה, אחרת יכולות להיות הפתעות לא נעימות שמייצרות אי שקט ברגע האחרון, פסימיות תגרום לדריכות ומוכנות.
ב. מדיניות גבייה נוקשה, יישומית ונגישה אשר ברורה וניתנת לאכיפה.
ג. אחראי/ת גבייה שלא רואה ממטר, על זה נאמר "הלקוחות משלמים לי שוטף שכח אותי", זה הכל תלוי באיש גבייה, זה בעיקר תלוי במדיניות שהושרשה אצל האחראי/ת גבייה, בעלי עסק רבים טוענים שזה יבריח להם את הלקוחות, אולי זה יכול להבריח את הלקוחות שהערך לא מספיק גבוה עבור התמורה, זה הזמן לעלות את הערך.
ד. סגירת עסקה ללא תנאי תשלום מוסכמים וכתובים, מהווה מקור לצרות גביה חמורות.
ה. בעיות באספקה יוצרות עיכובים בתשלום ולפעמים גם אובדן הכנסה
ו. בלאגן באדמיניסטרציה, הגשת תשלום לא בזמן או חשבון לא תקין, אין מעקב ותקשורת רציפה עם הלקוח.
כיצד מתמודדים עם חריגות בבנק
לא להילחץ מכל שיחה מהבנק = להמשיך בפעילות השוטפת, זה מאוד קשה לעיכול, טיפ שעובד במקרים אלו ממש כמו קסם, פשוט ללכת למכור, להוציא שיווק ולקדם, המון תקשורת החוצה ופתאום דברים הפתעות נכנסות פנימה, יחד עם זה כמובן לא שוכחים לטפל בבנק, פעולה זו גורמת בפשטות לבעל העסק להוציא תשומת לב החוצה ולא להתכנס פנימה למחשבות וקיפאון מעשיית פעולות איכות.
דבר נוסף הוא לא להיות רציני – לתת לסיטואציות להיות קלילות יותר במיוחד בפיננסים, כאשר בעל עסק מודאג לגבי משהו, הוא אוטומטית הופך להיות רציני לגבי זה, היקום הזה עובד על מאמץ ומאמץ נגדי, כאשר הופכים להיות רציניים מאוד, בעצם מופעל מאמץ גדול יותר מהרגיל, המאמץ הנגדי של היקום מופעל גם כן ואז הדברים פשוט לא זורמים ולא הולכים טוב, הולכים עם מאמץ גדול מדי, תרפו אל תהיו רציניים, המאמץ יקטן וכך גם המאמץ הנגדי, תנסו ותראו שהדברים ילכו בצורה חלקה יותר. זאת לא רק אמונה זאת עובדה.
כיצד שומרים על כושר פירעון בעסק
מספר חוקים לשמירה על כושר פירעון:
- כסף הוא עניין של אמון
- עשה את הכסף לפני שתצטרך להוציא אותו
- כדי ליצור אשראי טוב צריך לטפל בכסף ולא בכמות הכסף שנכנסת לחשבון
- אשראי טוב הוא קו הפצה בסיסי, הוא יוצר אמון להתרחבות
- עשה המון כסף והוצא פחות מכך = זהו אחד מחוקי היסוד של שליטה פיננסית
- ודא שקיים דין וחשבון של כל הכסף שמופקד לחשבון הבנק
- ודא שמנהלים או חברי צוות בחברה לא יוכלו לבצע שום רכישה לא מאושרת
- רכישה מכל סוג שהיא חייבת להיות כמה שיותר איטית = כך תוציאו פחותֿ
- עשה המון כסף הוצא אותו בחסכונות
- אסוף כל פרוטה לכרית ביטחון כדי שתוכל להישען עליה = אך מעולם אל תשתמש בה
- דאג שהאשראי שלך ישאר מצויין לריפוד שני
- סרב בכל תוקף להוציא רזרבות ולהשתמש בהם
- לעולם אל תלווה כסף על מנת לשלם חשבונות שוטפים
- מנהל הכספים צריך להיות קשוח כלפי כל הוצאות החברה ללא אינטרסים ופופולריות שלו האישית בחברה
איך מנהלים תזרים מזומנים חיובי
ניהול תזרים מזומנים ליצירת שליטה פיננסית – ישנם דרכים ותוכנות רבות לניהול תזרים, יש כמה טובות בשוק שיודעות לעשות את העבודה לפשוטה ומהירה, רק תעשו לנו טובה ואל תנהלו את זה בצורה רשלנית וגם לא צריך לעשות מזה עניין, תזרים מזומנים חייב להיות פשוט, קל ונגיש, בעל עסק לא עובד בשביל התזרים אלא התזרים אמור לשרת אותו ולעבוד בשבילו.
יש מדיניות שלמה לגבי ניהול תזרים מזומנים, בעל עסק חייב להבין שהתזרים נותן לו צפי עתידי לקבלת החלטות והתקדמות בעסק, כאשר התזרים תקוע העסק תקוע ובעל עסק גם כן, לכן כדי לגרום לזרימה, התרחבות, גדילה ושגשוג אל תשימו לעצמכם מקלות בגלגלים ובבקשה תנהלו תזרים מזומנים.
כיצד להצליח לחסוך כסף למרות הקושי היומיומי
יצירת חסכונות בבנקים בעיקר בבנק שהוא נפרד מהחשבון השוטף, הדרך להרוויח כסף אמיתי מהעסק, היא להפוך את החיסכון להוצאה, ארגונים, הם כמו ילדים, הם בזבזנים בצורה מדהימה, כדי שקבוצה תעבוד, היא חייבת להאמין שהיא מוציאה את כל הכסף שהיא מרוויחה, תעלים את החיסכון לחשבון בנק אחר, כדי שזה יהיה רחוק מהחשבון השוטף.
כסף זה כמו מים ואתה לא יכול להחזיק מים ביד לא משנה כמה תנסה זה פשוט לא יצליח, הפוך את החיסכון כחלק מההוצאה שלך הפוך זאת הרגל, לחסוך זה הרגל, כדי לשנות הרגלים צריך לאמן את השריר ולעבוד על זה קשה. הזמן הכי טוב להתחיל זה עכשיו!!!
טיפים לתכנון פיננסי לעסק
- דע את קובץ הפיננסים שלך – דוח גבייה, תזרים מזומנים מעודכן, דוח רכש, דוח הוצאות, דוח הלוואות, תוכנית פיננסית
- הפרד בין סוגים שונים של הוצאות על מנת להיות בשליטה מוחלטת
- השקעות צריכות להתבסס ע"פ תכנון פיננסי כאשר אתה מבין שההשקעה משיגה את המטרה
- הזנחת צרכים אישיים – צורך הוא משהו שעוזר להשגת התוצרים הסופיים של העסק (לא הישרדות אישית או קבוצתית)
- שימוש בתכנון פיננסי כדי להזניח את התפקיד – חברי צוות תמיד יאשימו את מחלקת הכספים בחוסר עשיית עבודה או השגת התפוקה, אל תיתן להם להשפיע על התכנון הפיננסי
איך מפתחים שיטה להגברת הרווחיות
בדיקת רווחיות חודשית על פי דוח רווח והפסד או כל דוח אחר חודשי אשר יכול להציג את הרווחיות בעסק, הוא נועד עבור בעל העסק כדי לקבל החלטות אסטרטגיות, וקביעת יעדים לחודש הבא, אני שומע הרבה פעמים שבעלי עסק בוחנים את הדוח יחד עם הרואה חשבון בסוף השנה, נניח והדוח מראה חוסר רווחיות
מכל סיבה שהיא, אוקי, אז מה עכשיו בזבזנו שנה שלמה כשיכלנו לשפר ולתקן תוך כדי, ישנו כלי מיוחד שפיתחנו אשר בוחן את הרווחיות מידי חודש על בסיס הנתונים של העסק, נשמח להעניק לשימושך בעסק.
הנה עוד שיטה מיני רבות לשיפור הרווחיות ע"י בדיקת תהליכי עבודה לייעול ושיפור – הרוטינה של העבודה השוטפת הורגת לנו את הבקרה והפיקוח, כמעט ואין לנו זמן כבעלי עסקים לעצור רגע ולחשוב, חישוב מסלול מחדש, אנו אוהבים להשתמש בדימוי, אדם קוטש ביער כמו מטורף כדי לצאת ממנו, הוא לא עוצר לרגע ועולה על עץ גבוה לראות האם הוא בכלל בכיוון הנכון או שיכול להיות שהוא הולך במעגלים. בעל עסק חייב בכל חודש להקדיש יום אחד של התבוננות בפסי הייצור שלו, בדיקת תהליכי רצפת הייצור, בחינה שוב של שיטות העבודה של העובדים, פשוט לגשת לשם והוא יגלה הפתעות רבות, לשאול את העובד, מה הסיבה שאתה עובד בשיטה הזו על משהו מסויים והוא בטח יענה, כי ככה אני מכיר או ככה לימדו אותי .
אנשים חייבים להיות מנוצלים, ציוד חייב להיות מנוצל, מרחב חייב להיות מנוצל, זה חייב להיות חלק ממדיניות שלכם.
כיצד ניתן להפסיק לקחת הלוואות לסגירת המינוס
א. למנוע מארגון להוציא כספים יותר מי מה שהוא מרוויח – פיקוח פיננסי טוב וקשוח!
ב. לשים בצד מספיק כסף לטובת פעולות הצלה במידת הצורך
לצורך שימוש בפיקוח פיננסי, הדרישה שתקבע יכולה להיות כל דבר שתרצו, כל עוד שקבוצה מאמינה שהיא מוציאה את כל מה שהיא מכניסה והיא זקוקה לעוד, תהיה לך הכנסה מספקת, שום כלל אחר אינו תקף
כאשר זה יקרה בהדרגה המינוס יעלם וההלוואה היחידה תהיה לצורכי השקעה בלבד.
תקשורת רציפה עם נציגי הבנקים על בסיס שבועי קבוע (להיות גורם חודש ימים לפני חריגה)
לשתף את הבנקאים בסיפורי הצלחה שלך (התרחבות, פעילות, הישגים ועוד)
שליחת דוחות כספיים, דוח הזמנות, דוח גבייה, לקוחות מרשימים, חוזים ארוכי
טווח לבנק לסירוגין
יש להכיר את הבנקאים והמנהלים שעובדים מולם, לחזק את התקשורת
והאהדה מולם
יש להכיר את כל ההלוואות, ריביות, חסכונות בבנקים כל הזמן
רק בעלים/מנכ"ל מתנהל מול הבנקים – לא אף אחד אחר!!!