איך יודעים מה חשוב באמת וכיצד מנהלים לפי זה
אם בעל עסק נשאר במצב של התמודדות, הדרישה להתמודד רק תגבר, בכך תמצא חברי צוות ומנהלים מותשים ובעלי מוטיבציה נמוכה.
בתהליך של התמודדות אדם מוצא נקודת חריגה ומטפל בה ושוב נקודת חריגה מטפל ומתקן, מחזור פעולה נצחי זה לעולם אינו מוצא או מתקן את "הלמה האמיתי" לנקודות החריגה שצצות בלי סוף ולכן זה נעשה אף גרוע יותר ויותר, כל מה שבעל עסק צריך לעשות הוא למצוא את "הלמה האמיתי" לטפל בו ולצאת מי זה.
אנו משתמשים בטכנולוגיית "הלמה האמיתי" כמעט בכל תהליך החל מהחקירה העסקית ועד לתהליכי הכשרה, ייעול ריצפות הייצור, תהליכי המכירה וכו.
מנהלים רבים נעשים חרדים, הם רוצים לדעת הכל ולכן הם מכניסים את עצמם לכל קווי התקשורת, כל שעליהם לעשות הוא לצפות ולהתבונן כדי לדעת, ישנה טכניקה מורחבת בנושא, זו רק אחת הטכניקות לגילוי ואיתור "הלמה האמיתי".
כיצד מטמיעים שיטה לתוצאות במהירות שיא
אדם ללא זיכרון הוא פסיכוטי, לארגון שאין כל תיעוד ומידע אין כל זיכרון, למידע ותיעוד הינם בעלי ערך לעסק.
עסק שאין לו רישום של מאגר הלקוחות, רישומי ההזמנות וההכנסות, תיעוד של המסמכים הפיננסים, מסמכי מדיניות ונהלים, שיטות וטכניקות של תהליכי העבודה, דוחות וסטטיסטיקות וכו, הזנחה או מחסור בתיעוד וניהול מידע זה עלול לגרום לנפילתו של כל עסק.
המהירות שבה עסק יכול להגיב למהלכים, לניהול שוטף והגברת התפוקה תלויה אך ורק במהירות השגת המידע שדרושה לו לצורך ניתוח והסקת מסקנות לקבלת החלטות.
דוגמא שאנו חווים בלא מעט עסקים, כאשר נכנסים לתהליך עם לקוח חדש, אנו מבקשים את הדוחות והסטטיסטיקות של העסק כדי ללמוד אותו ולבצע חקירה עסקית להכנת תוכנית אסטרטגית מדוייקת, לפעמים לוקח לבעל העסק שבועות כדי לספק לנו את כל המידע עם בכלל.
כיצד מפסיקים במרדף אחרי הזמן
זה בהחלט בסדר להתמודד, אין ברירה אדם חייב לעשות זאת, אך אדם חייב גם לארגן בעודו מתמודד.
בעל עסק נמצא בהתמודדות אין סופית ונקרע תחת נטל העומס אשר הולכים וגוברים מכיוון שמעולם לא ארגן תוך כדי ההתמודדות.
גאונות ארגונית מורכבת מסידור רצפים של פעולות וייעוד ערוצים לסוגי החלקיקים וזה כל מה שזה.
ישנה טכנולוגיה ארגונית שפותחה לפני שנים רבות ואומצה ע"י חברות רבות כתורת הארגון שלהם וגרמה להם לנסוק, לשגשג ולהפוך לארגונים חזקים ואימפריות עולמיות.
חשוב לציין שתורה ארגונית זו מתאימה לכל עסק החל מ-3 עובדים ועד אין סוף.
כיצד לבנות את הארגון שישגשג לאורך זמן
עסק, ארגון, מחלקה או אדם עוברים דרך מצבים שונים במהלך החיים, כאשר הם מטופלים כראוי המצב משתפר ומביא לשגשוג והתרחבות, כאשר מפרים את הנוסחאות או לא מקיימים אותם הם מובילים להצטמקות, צמצום, דאגה וכישלון. כלי ניהולי זה הוא חובה בארגז הכלים עבור כל בעל עסק וכל אדם, כפי שציינו לכל מצב פעולה, ישנה נוסחה מדוייקת, המצבים הקיימים הם : אי קיום, סכנה, חירום, נורמל, שפע ועוצמה.
הדבר הבא שיש לדעת הוא סטטיסטיקות, מנהל יכול לפעול באופן מדויק בכל מצב לפי אותה נוסחה כאשר יש בידיו את המדדים של כל אזור וכל אדם, הסטטיסטיקות מודדות כמות וסכום של דברים ביחס של זמן.
עסק, ארגון, מחלקה או אדם עוברים דרך מצבים שונים במהלך החיים, כאשר הם מטופלים כראוי המצב משתפר ומביא לשגשוג והתרחבות, כאשר מפרים את הנוסחאות או לא מקיימים אותם הם מובילים להצטמקות, צמצום, דאגה וכישלון. כלי ניהולי זה הוא חובה בארגז הכלים עבור כל בעל עסק וכל אדם, כפי שציינו לכל מצב פעולה, ישנה נוסחה מדוייקת, המצבים הקיימים הם : אי קיום, סכנה, חירום, נורמל, שפע ועוצמה.
הדבר הבא שיש לדעת הוא סטטיסטיקות, מנהל יכול לפעול באופן מדויק בכל מצב לפי אותה נוסחה כאשר יש בידיו את המדדים של כל אזור וכל אדם, הסטטיסטיקות מודדות כמות וסכום של דברים ביחס של זמן.
קריאה נכונה של גרף המדדים בהשוואה למדדים הקודמים מעניקים את תמונת מצב הפעולה, ניהול כוח אדם או עסק ללא סטטיסטיקות הוא בגדר חוסר אחריות ניהולית, עסקים רבים נמצאים במצב הישרדות נמוך כאשר לא מכירים את המצבים והנוסחאות והשימוש בהם, זוהי תורה ניהולית יישומית טהורה עבור כל בעל עסק.
איך גורמים לארגון לעבוד ללא תלות בבעל הבית
בעלי עסק רבים כבר מזמן התייאשו מהרעיון שיום אחד העסק שהם הקימו יעבוד לבד ויהווה להם מקור הכנסה ללא תלות בהם, רעיון זה הוא נכון ביסודו לכל עצמאי, אך במרוצת השנים הפער בין הרעיון ביסודו למציאות גדל ונהפך לחלום, בעלי עסקים רבים אכן הצליחו להשיג מטרה זו בהצלחה רבה, הסיבה המרכזית היא שהם פעלו במשך שנים בהתמדה ועיקביות ליצור מכונה משומנת.
ישנה מתודולוגיה שלמה בנושא זה, הכללים, המקורות והיסודות ברורים ונכתבו אי שם בשנות ה-50, אפשר להגיד שבעל עסק פשוט צריך לדעת שלל החוקים והשיטות כדי להצליח לגרום לעסק שלו לפעול כמכונה משומנת.
בעלי עסקים שהגיעו למעמד עוצמתי זה חייבים ליישם את הכללים הבאים:
- אם אתה מוביל והגעת לעוצמה, אז אתה חייב להעביר את תפקידך ולתת לאחרים להמשיך לחיות ולהוביל את הדרך שלך.
- כאשר משחק נגמר ומגיע לשיא אתה חייב להתחיל משחק חדש.
- אם יש ברשותך עוצמה האצל אותה אחרת לא תחזיק בה לאורך זמן.
- כאשר יש לך אנשים השתמש בהם, אחרת הם יהפכו להיות אומללים ואז תאבד אותם.
- כשאתה עוזב עמדה של עוצמה, שלם את כל ההתחייבויות שלך, תן ייפוי כוח למחליף שלך ותעזוב כאשר הכיסים שלך מלאים בתחמושת, אסור לך לנטוש סתם כך עוצמה.
- כאשר אתה קרוב לעוצמה דאג שמישהו אחר יואצל אליך, אשר ידאג לאינטרסים שלך ושיוכל להגן עליך בכל מחיר.
- והכי חשוב להעצים את מקבל העוצמה שלך, דחוף עוצמה בכיוונו של מי שבעוצמתו אתה תלוי.
מדוע מנהלים עמוסים ואיך יוצאים מהלופ הזה לעזאזל
כשמנהל יכול להרויח כסף עבור הארגון או לעלות את הסטטיסטיקות באופן ניכר ומשמעותי, כאשר זה הוכח אותו מנהל צריך לקבל אמצעים.
ניתן למדוד את הפרש האמצעים בבדיקה פשוטה בכך שנוציא את המנהל מעיסוקיו לדברים אחרים ונבדוק כמה הכנסה איבד העסק באותו איזור, היקף ההכנסה האבודה הוא ההפרש שאותו מנהל חייב לקבל במידי.
לדוגמא מנהל מייצר תפוקת הכנסה של 10000 דולר בשבוע, כאשר בוצעה הבדיקה ההכנסה ירדה ל-7000 דולר, לכן הפרש האמצעים של אותו מנהל הוא עד 3000 דולר, מצב זה יוריד עומס מהמנהל והוא יתפנה ליצור תפוקה גדולה יותר והסטטיסטיקות ימשיכו לעלות עוד ועוד.
שיטת ניהול זו יוצרת תרבות ארגונית פרודוקטיבית הוגונה, חברי הצוות יודעים שהשגת תפוקה והכנסה לארגון מקדמת את העובד ומשפרת את תנאיו ולא על בסיס קשרים, חיבה, אהדה או כל דבר אחר.
כיצד לתקן איזורים שלא מתפקדים כראוי בעסק
מנהל בעל הכשרה מלאה שמיישם את החוקים, השיטות והטכנולוגיה ופועל ע"פ המדיניות יעלה את הסטטיסטיקות של הארגון, מנהל חסר הכשרה יגרום לירידות ותוהו ובוהו בארגון.
ארגון אשר לא מטמיע ומשריש את רוח למידה, הסמכה, חונכות והכשרה כחלק מתרבות ארגונית אצלו בעסק גורם להפסד כספי בכל רגע נתון ואי מימוש פוטנציאל ההכנסות שלו.
חבר צוות חסר הכשרה שנמצא בתפקיד הרסני ומהווה נטל וחור מסווה לארגון כולו.
הכשרה צריכה להיות מעשית ושימושית ומדורגת, כל עסק צריך להטמיע שיטה ותוכנית עבודה להכשרת הצוות בהתאם לתפקיד ולמחלקה על בסיס קבוע ללא קשר לדרגתו או לכמות שנות הניסיון.
ישנה בידינו טכנולוגיה שלמה לבניית ארגון לומד להסמכה והכשרה מותאמת לכל תחום עסקי.
מהי השיטה הנכונה לתגמול הצוות בכל תחום
תגמול עובדים ובניית מערך שיטתי הוא אחד הדברים החשובים ביותר בעסק, תגמול מייצר מיקוד ותשומת לב אצל עובדים על הגברת התפוקה של התפקיד שלהם.
ישנם שיטות רבות לתגמול, חשוב לציין שאין שיטה אחת שמתאימה לכולם, כל עסק חייב להיבחן על שיטה שמתאימה עבורו על בסיס נתונים של הרווח, עלויות התפעול, מצבת כח האדם, אזור שיווק גאוגרפי ועוד.
מספר טיפים חיוניים לבחינה של שיטת תגמול עבור העסק שלכם, לתגמל לטווח הקצר, עסקים רבים טועים בחשיבה לתגמול רבעוני או שנתי, זהו פרק זמן ארוך מאוד, אפילו תגמול חודשי ארוך אך סביר, תגמול מצויין הוא שבועי, הסיבה לטוח הקצר היא בעיקר היכולת של העובד לייצר ולקבל במידי, אך ישנם עוד סיבות רבות.
תגמול לא צריך נסתר, אין שום סיבה שהועבד יקבל תגמול בסתר, ההפך הוא הנכון לתגמל בפני כולם, אנחנו ממליצים לחלק תגמולים בישיבת צוות השבועית לעובד,כמובן בתוך מעטפה, אבל כולם צריכים להיחשף לעובד המצטיין והפרודוקטיבי של השבוע, הצלחה ממגנטת אפילו את העצלנים ביותר.
טיפ נוסף חייב להיות קשר ישיר בין התגמול ליעד השבועי, יעד הוא חיוני להשגת מטרות והגברת תפוקה, עובד שלא יודע לאן הוא הולך לא יגיע לשם לעולם, התגמול חייב להיות פשוט,קל וברור לעובד, בעל עסק שהתלונן על צוות המכירות שלו שלא משיג את יעדיו קרא לנו לעזרה, הדבר הראשון שבדקנו זה את שיטת התגמול, לאחר בדיקה קצרה מאוד, שאלנו אותו, תגיד חוץ מימך מישהו מבין את השיטה ?
רק לאחר שהבהרנו לו שגם אנחנו לא מבינים כל כך, הוא השתכנע לבחון שוב את הנושא, למרות שציין בפגישה שהעובדים מידי חודש שואלים איך בדיוק חישבנו את הבונוס שלהם.
טעות נפוצה מאוד היא לתת בונוס על יעד אישי, לצערנו זה לא מספיק, חייב להיות בנוסף גם יעד קבוצתי, הסיבה העיקרית היא חפיפה מלאה בין חברי הצוות והגברת עבודת הצוות יחד.
איך בונים מדיניות ולמה זה כל כך חשוב
הבלבול שנוצר בארגון כאשר אין מדיניות ברורה, מובנית ופשוטה הוא כה גדול עד כי העובדים קובעים את המדיניות שלהם לעצמם והופכים את תפקידם, ארגון זה יהפוך להיות לבלתי ניתן לניהול, ביצוע העבודה הופך לבלתי אפשרי, כאוס, עומס ולחץ שוררים במקום על בסיס קבוע, ארגון יסבול מעליות וירידות.
בעל העסק חייב לדעת שאנשים בארגון זקוקים למדיניות באופן אובססיבי, מדיניות היא הבסיס להסכמה קבוצתית.
אם כך מהי מדיניות, זוהי תוכנית פעולה, דרך ניהול, חוכמה מעשית, תבונה, מיומנות.
המובן שאנחנו משתמשים במדיניות הוא הכללים והנוסחאות האדמיניסטרטיביות שלפיהם אנחנו מסכימים על פעולה ושלפיהם אנחנו מנהלים את עניינינו.
בניית מדיניות טובה לארגון מייצרת ארגון של חופש, חוסר מדיניות יוצרת מצב של התמודדות אין סופית.
איך הופכים עובד למומחה בתחום שלו
מומחה הוא אדם אשר מטפל או שולט בתפקידו ובכל מיני פעולות, הוא מקבל, משנה ומנתב אותם באופן מוחלט, אם הוא שולט בתפקידו, הוא יכול לשמור על עמדתו בתפקיד, הוא עובד במהירות וביעילות וזוהי עוצמה.
כובע הוא תיאור ופירוט של התפקיד, הידע-איך והחובות של התפקיד, המבנה של כובע בנוי ממטרות, קווי תקשורת, מדיניות, מדדים, מוצרים סופיים בעלי ערך, דפי מעקב, נספחים, כובע הוא התמחות, כאשר עובד מכובע על התפקיד שלו הוא הופך להיות מומחה, הסיבה לכך שארגון מתנהל היטב, היא כובעים.
אנשים שלא יודעים בדיוק מה הם עושים ומה האחרים עושים הופכים להיות כח אדם לא מנוצל, כל עוד העניין אינו מתוקן, השכר והשגשוג עבורו ושאר חברי הצוות יהיה בירידה.
כח אדם אינו באמת כח אדם עד שהוא מנוצל, הדרך היחידה לגרום לכך שזה יקרה היא כיבוע מוחלט, כל בעל עסק חייב לשאוף ליישם ולהטמיע את טכנולוגיית הכובעים בארגונו, 90% מבעיות בארגונים הם בעיות ארגון שנובעות מחוסר כיבוע של כוח האדם והכשרתו.
כוח אדם וארגון לא מכובע יוצר צרות צרורות עבור בעל העסק, טעויות, בזבוז, כסאות מוסיקליים, גיוס מיותר, שחיקה, ירידה במוטיבציית כוח האדם הקיים, פגיעה פיננסית ברווחיות ועוד.
כאשר לאדם יש כובע והוא מכובע, הוא מפגין מיומנות, הדבר גורם לו להרגיש כי ביכולתו לשמור על תפקידו והוא נעשה יציב, עם וודאות בחיים ובעל עוצמה.
כיצד מנהלים ישיבות צוות ממוקדות ויעילות
ישנם תיאוריות רבות לסגנונות ישיבות צוות, ניתן לקחת וליישם בישיבה שלכם כל פעם משהו אחר שיכול לעבוד אצלכם בעסק, כאן ניתן את סדר הפעולות לישיבת צוות שבועית מוצלחת, עניינית, קצרה, ממוקדת ויעילה.
אנחנו מאמינים שאין צורך בישיבת צוות מעל 25 דקות, בואו ונראה מה התהליך לישיבת צוות מנצחת:
- הגדרת מיקום וזמן שבועי מראש וקבוע, יש להכין את משתתפי הישיבה מה הנושאים שנדון בהם ולבקש התארגנות מראש, של הסטטיסטיקה שלהם, התוכנית קרב השבועית וכו.
- הצגת סטטיסטיקות בישיבה של המחלקה ושל כל חבר צוות + הגדרת מצב הפעולה .
- מחיאות כפיים ופרגון לחברי צוות בעלי סטטיסטיקות בעלייה.
- הענקת תגמולים במעמד ישיבה זו, הענקת תגמולים הם רעיון שעובד טוב כאשר הוא שבועי ולא חודשי או רבעוני.
- כל חבר צוות מציג את התוכנית קרב (עבודה) שלו לשבוע הקרוב.
- הגדרת יעדים אישיים וקבוצתיים לשבוע החדש.
- הכרזה על בונוסים ותגמולים עבור השבוע הקרוב.
- הצגת המשברים והטיפול בהם
- הודעות על עניינים כללים חשובים/דחופים הנוגעים לכולם.
- סיכום מצב הפעולה הממוצע של כל חברי הצוות + תוכנית קרב משולבת (סיכום כל התוכניות של כולם)
ישנם כללי יסוד של התנהגות לקיום הישיבה, תפקידו של המנכ"ל, מה מותר ומה אסור בישיבה, ישיבות צוות של עובדי תפעול, מכירות, שיווק, הנהלה, פיתוח עסקי הם שונות אחת מהשנייה בתוכן ובמהות אך אילו הם 10 העקרונות והם נשמרים.
איך מטמיעים לוח ארגון בעל 7 מחלקות בעסק
ישנה טכנולוגיה של לוח התארגנות, אשר כוללת בתוכה 7 מחלקות אינטגרליות מקיפות, כדי לייצר דבר כלשהו, כדי לשפר מוצר או שירות, לשמור על המורל, לגרום לדברים לעבודה ביעילות לשגשוג צריך להיות לוח ארגון ממשי וידוע, היעדר לוח התארגנות ידוע וממשי יכול להביא לכישלון, את חוסר הידע בארגון חייבים להחליף בגאונות אמיתית בכל נקודה.
עסק יכול להכשיר אנשים יחידים עד אין סוף, כל עוד הם לא יפעלו על סמך לוח התארגנות בר ביצוע, המוצר שלהם יהיה עדין יהיה גרוע או בכמות קטנה, הכמות והאיכות של מוצר תלויים לחלוטין בלוח התארגנות מודיק והשימוש בו.
אם ברצונך לשפר דברים – דע כיצד לארגן, ארגון טוב שווה למורל גבוה, בארגון טוב ויסודי טמון הסוד לחוזק של קבוצה, קבוצה קטנה שמאורגנת היטב יכולה לכבוש כל דבר בזמן שגם קבוצה גדולה לא תוכל אפילו לשרוד.
7 המחלקות בכל ארגון הם: מנהלים, תקשורות, לקוחות קיימים, כספים, טכני, הסמכות והכשרות, לקוחות חדשים ויחסי ציבור, כל מחלקה כזו מורכבת מ – 3 חוליות המרכיבות אותה, סך הכל 21 חוליות שמנגנות יחד יוצרות ארגון חזק, הישרדותי, משגשג שיכול להתרחב אין סופית.
בעל עסק תפקידו לבנות לוח ארגון ולנהל את הלוח ארגון כראוי וזה כל תפקידו, ניתן לראות שרק עסקים מתנהלות על פי לוח התארגנות מדויק פועלות ללא מעורבות בעל העסק כלל, זו הדרך היחידה של בעל עסק להשתחרר בעבודת פרך וריצה ממחלקה למחלקה וכיבוי שריפות אין סופי בתוך הארגון.
הטמעת לוח ארגון בעסק הוא שלב מרתק וסופי לבעל עסק שהופך להיות בשליטה מלאה על הארגון.
מהם 4 השלבים שכל עסק עובר ואיך הוא מתמודד עם זה
מודל עסק מנצח כאשר בעל העסק מתפקד כבעלים, הוא אינו עובד בעסק כלל, נהנה מרווחים ובזמנו הפנוי עוסק בפעילויות עסקיות אחרות, כאשר זה לא מתקיים או בעל עסק לא מתקדם לעבר הכיוון הזה, בעל עסק בעצם ייצר לעצמו מקום עבודה ולא בנה עסק.
העלייה משלב לשלב כרוכה בהמון דם, יזע ודמעות, ניסוי וטעיה, אכזבות וכישלונות, עם ניסיון, ידע ושיטות ניהול נכונות ניתן לקצר את הדרך כמובן, ישנם 3 שלבים להפוך להיות בעלים של עסק:
שלב 0 – בניית תשתיות – זהן שלב שבו בעצם היזם יוצר יש מאין, מתחיל לפעול, למכור ולייצר, בונה את התשתיות כדי לקיים ולהתקיים, שלב התחלתי עם המון התלהבות, רגש ותשוקה להגשמת החלום.
שלב 1 – יצירת מקור הכנסה – בשלב זה, העסק תופס תאוצה, ישנם לקוחות וספקים באים והולכים, עובדים, מוצרים ושירותים, בעל העסק מאוד מעורב בעסק מתפקד כמנהל עבודה במספר אזורים, הוא מבין שזה כבר לא משחק כל כך מלהיב כמו בהתחלה, יש לו על הכתפיים הרבה אחריות וגם כאב ראש, העסק מייצר לו פרנסה, לפעמים קצת פחות לפעמים קצת יותר, הוא נמצא כל כולו בעסק ולא יכול להרפות לדקה.
הוא נהנה מהממלכה שיצר יש מאין, אך מנגד חושב על החלום שחלם ממש בהתחלה להפוך להיות בעלים של עסק שעובד לבד ומנגן כמעט על אוטומט, הוא ממשיך לפעול, לשנות לייצר, לדחוף לכיוון המטרה הזו.
שלב 2 – מקור הכנסה ללא תלות – בעל עסק בונה תשתיות, תהליכי עובדה, שילוב אוטומציות וטכנולוגיות מתקדמות, מדיניות ונהלי עבודה, מכשיר את העובדים ובונה לוח התארגנות, העסק מנגן כמעט על אוטומט וללא מעורבות בעל הבית, הוא מפקח מלמעלה על המנהלים בזמנו הפנוי.
שלב 3 – הגדלה והרחבת מקור ההכנסה – בעל העסק נהנה מזמנו הפנוי בהרחבת מעגלי הקשרים ומקורות ההכנסה, מתכנן אסטרטגית איך ניתן להגדיל ולהרחיב את מקור הכנסה זה ע"י הקמת סניפים, מכירת זכיונות, רכישת מתחרים, קנייה של עסקים שנמצאים במשבר או השקעה במקורות הכנסה נוספים בזכות תזרים מזומנים פנוי שברשותו.
לצערנו רוב העסקים תקועים בשלב 1 – ביצירת מקור הכנסה, אם בכלל, מעטים מבעלי העסקים שבאמת רוצים לעלות לשלבים הבאים, אם היה בהם הרצון הם היו עושים החלטה או משהו בקשר לזה, ישנה דרך ניהולית לעבור משלב לשלב ולקצר את הזמן, המשאבים, האנרגיה והכסף כדי להגיע ולהיות בעלים של עסק.